Làm việc ít, thành công nhiều
Xin gợi ý với bạn vài nguyên tắc "vàng" để làm chủ thời gian làm việc một cách thông minh.
Nghệ thuật quản lý thời gian
Phân tích kỹ càng
- Bí quyết để quản lý tốt thời gian là hiểu được bạn đang sử dụng và... lãng phí quỹ thời gian hiện tại của mình thế nào? Hãy nhìn vào thời khóa biểu tuần trước và trả lời vài câu hỏi như: Bạn đã tận dụng thì giờ để làm gì và nỗ lực ra sao? Liệu bạn có nhận thấy mình hơi sa đà vào việc vụn vặt nhưng lại lơ là với các nhiệm vụ quan trọng? Hay bạn đã đánh mất thời gian quý báu như kết quả tất yếu của sự sao lãng hoặc gián đoạn?
- Một cách khác để biết cách "chi tiêu" thời gian có hợp lý hay không là cứ mỗi 30 phút một lần trong ngày lại ghi ra sổ lịch trình những gì bạn làm. Có thể bạn sẽ thấy ngạc nhiên khi phát hiện mình đã dành không ít thời gian cho email hay những việc chưa phải là quan trọng nhất.
Chia thứ tự ưu tiên
- Một trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất tại công sở là lập danh sách tất cả các nhiệm vụ và deadline hoàn thành chúng. Hãy cố phân biệt cho bằng được cái nào quan trọng và cái nào không, việc gì là khẩn cấp và việc có thể giải quyết sau, đâu là chuyện cần phải hoàn thành hôm nay... Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, bạn sẽ phân chia khung thời gian để thực hiện chúng sao cho hợp lý.
Nhớ là việc lên danh sách những chuyện cần làm chỉ phát huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ. Và đừng quên ghi chú chúng lên lịch làm việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng tốc khi cần.
- Hãy thực tế khi phân định khung thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau. Đừng chia quá ít thời gian cho việc hoàn tất một dự án trọng yếu chỉ bởi bạn muốn làm xong nhiều việc hơn trong hôm nay. Nếu như vậy, bạn sẽ chỉ rước thêm thất bại.
- Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là việc rất nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến bạn vui với cảm giác thành công.
- Một phần then chốt trong chuyện phân chia thứ tự ưu tiên là biết khi nào nên nói “không”. Bạn có quyền từ chối trước lời yêu cầu nào đó từ đồng nghiệp, nếu đang bận dồn sức giải quyết việc của mình.
Tổ chức hợp lý
- Khó mà làm việc thật hiệu quả khi bàn làm việc hay hộp thư của bạn quá lộn xộn. Môi trường làm việc ngăn nắp cũng rất có ích đối với việc quản lý tốt thời gian.
- Dành ra khoảng 30 phút dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp email vào cuối mỗi ngày sao cho bạn có thể bắt đầu ngày mới trong tình trạng “đâu đã vào đấy”; và cũng nên tận dụng khoảng thời gian này để làm rốt ráo việc lưu trữ hồ sơ cho ngày hôm ấy - tránh cảnh hôm sau vào công ty phải lục tung mọi thứ nhằm tìm cho ra một hóa đơn, chứng từ quan trọng nào đó.
- Email là thứ khiến bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian. Hãy định ra một hoặc hai khoảng thời gian trong ngày cho việc xem lướt qua và trả lời các email quan trọng. Ngoài thời gian đó, hãy tránh xa email, nếu không tiến độ làm việc của bạn sẽ liên tục bị gián đoạn vì những tin nhắn từ bạn bè và đồng nghiệp. Và đừng quên “dọn rác” định kỳ để hộp thư của mình “thoáng đãng” và không bị đầy nhé!
- Cho phép bản thân tập trung vào công việc và chỉ công việc mà thôi. Rút line điện thoại nếu cần thiết và đeo tai nghe để không bị đồng nghiệp quấy rầy nếu bạn phải hoàn thành nhiệm vụ cho kịp hạn định.
Theo Career24
0 nhận xét: